1. Grundlagen der Betriebssicherheit und Prüfpflichten im Bürobetrieb

Die Gewährleistung der Sicherheit von Arbeitsmitteln, zu denen in Deutschland auch ein Großteil der Büroausstattung zählt, ist eine zentrale Pflicht des Arbeitgebers. Diese Pflicht ergibt sich aus einem klar definierten, hierarchischen Rechtsrahmen, der von staatlichen Verordnungen und dem autonomen Regelwerk der Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) getragen wird.

1.1 Die Hierarchie des deutschen Arbeitsschutzrechts und die Rolle der DGUV

Die primären gesetzlichen Anforderungen an die Prüfung von Arbeitsmitteln leiten sich aus der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) ab. Die BetrSichV, eine Bundesverordnung, gilt als höherrangiges, staatliches Recht. Sie verpflichtet den Arbeitgeber in § 5 dazu, Arbeitsmittel bereitzustellen, die sicher, für die auszuführende Arbeit geeignet und den Einsatzbedingungen angepasst sind. Insbesondere fordert § 14 BetrSichV die Durchführung von Prüfungen von Arbeitsmitteln.

Ergänzend und konkretisierend tritt das autonome Regelwerk der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) hinzu, das für alle Mitgliedsunternehmen der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen bindend ist. Die DGUV Vorschriften (UVV) dienen der Konkretisierung der staatlichen Arbeitsschutzpflichten.

Eine besondere Bedeutung kommt der DGUV Vorschrift 3 (DGUV V3) „Elektrische Anlagen und Betriebsmittel“ zu. Obwohl die BetrSichV als allgemeine Verordnung gilt, enthält sie keine spezifischen, detaillierten technischen Prüfnormen oder Richtfristen für elektrische Arbeitsmittel. Die ursprünglich als Ersatz vorgesehene Technische Regel für Betriebssicherheit (TRBS 2131) wurde im Jahr 2010 aufgehoben. Infolgedessen füllt die DGUV V3 diese regulatorische Lücke.
Die strikte Einhaltung der Vorgaben der DGUV V3, die ihrerseits auf den technischen Standards der VDE-Bestimmungen (z. B. VDE 0701-0702) basiert, schafft die rechtliche Vermutungswirkung, dass die Prüfpflichten nach § 14 BetrSichV erfüllt sind. Die DGUV V3 ist somit der de-facto-Standard zur Umsetzung der staatlichen Prüfanforderungen für elektrische Betriebsmittel.

1.2 Die Gefährdungsbeurteilung (GB): Das Fundament aller Prüfzyklen

Die Frage nach dem exakten Prüfzyklus kann nicht pauschal beantwortet werden, da die zentrale gesetzliche Pflicht zur Festlegung der Fristen beim Arbeitgeber liegt und im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung (GB) nach § 3 BetrSichV verankert ist.

Die in DGUV-Regelwerken, Informationen oder Normen enthaltenen Fristen stellen lediglich Richtwerte und Empfehlungen für normale Betriebs- und Umgebungsbedingungen dar. Der Arbeitgeber muss diese Richtwerte aktiv unter Berücksichtigung der realen betrieblichen Situation anpassen und festlegen. Zu berücksichtigende Faktoren sind: die Art der Arbeitsmittel, die spezifischen Betriebs-, Umgebungs- und Nutzungsbedingungen (z. B. Staub, Feuchtigkeit, Häufigkeit des Einsatzes), äußere Einflüsse und die Häufigkeit und Qualität der laufenden Wartung.

Die Gefährdungsbeurteilung muss zwingend dokumentiert werden und dabei Art, Umfang und die Fristen der wiederkehrenden Prüfungen explizit festhalten. Wird die Gefährdungsbeurteilung versäumt oder werden die Richtwerte der DGUV ohne fundierte Begründung zu lange gewählt, kann dies im Schadensfall als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden.

1.3 Definition der Pflichten: Wartung und Prüfung

Die BetrSichV unterscheidet zwischen der laufenden Instandhaltung und der wiederkehrenden Prüfung.

Instandhaltung und Wartung (§ 10 BetrSichV): Hierbei handelt es sich um die Dauerpflicht des Arbeitgebers, Arbeitsmittel instand zu halten. Dies beinhaltet die regelmäßige Inspektion, Wartung (z. B. Reinigung, Schmierung nach Herstellerangaben) und Instandsetzung, um den sicheren Zustand zwischen den Prüfintervallen zu erhalten.
Wiederkehrende Prüfung (§ 14 BetrSichV): Dies ist eine systematische, periodische Überprüfung des Arbeitsmittels durch eine befähigte Person, um festzustellen, ob es bis zur nächsten Prüfung sicher verwendet werden kann.

Tabelle 1: Das hierarchische Zusammenspiel der Arbeitsschutzvorschriften

Rechtsquelle	Status	Zuständigkeit	Relevanz für Prüfzyklen	Belege
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)	Bundesgesetz (Rahmengesetz)	Bundesrepublik Deutschland	Verpflichtung zur Gefährdungsbeurteilung und allgemeinen Schutzmaßnahmen.	⁶
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)	Bundesverordnung (Konkretisierung)	Bundesrepublik Deutschland	Zwingende Prüfpflicht für Arbeitsmittel (§ 14) und Festlegung der Fristen durch die Gefährdungsbeurteilung (§ 3).	⁴
DGUV Vorschriften (z. B. V1, V3/4)	Autonomes Recht (UVV)	Gesetzliche Unfallversicherungsträger (UVT)	Konkretisierung der Prüfnormen und Bereitstellung verbindlicher Richtwerte für Fristen.	⁵
Technische Regeln für Arbeitsstätten (ASR)	Regel der Technik	Ausschuss für Arbeitsstätten (ASTA, BAuA)	Dienen der Vermutungswirkung zur Einhaltung der Arbeitsstättenverordnung, relevant für Notfalleinrichtungen.	¹³

2. Wiederkehrende Prüfung elektrischer Betriebsmittel

Elektrische Betriebsmittel (EBM) im Büro unterliegen der stringentesten und am häufigsten durchzuführenden Prüfpflicht, geregelt durch DGUV V3 und § 14 BetrSichV.

2.1 Klassifizierung und Prüfumfang

Im normalen Bürobetrieb sind vorrangig ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel (OVEB) relevant. OVEB sind alle Geräte, die während des Betriebes leicht bewegt oder von einem Platz zum anderen gebracht werden können. Dazu zählen typischerweise Personal Computer (PCs), Monitore, Laptops, Netzteile, Drucker, Tischleuchten, sowie Verlängerungskabel und Mehrfachsteckdosen. Auch haushaltsähnliche Geräte in Teeküchen oder Aufenthaltsräumen (z. B. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Toaster) fallen unter diese Kategorie.

Die wiederkehrende Prüfung muss nach den elektrotechnischen Regeln erfolgen, die in Deutschland durch die DIN VDE-Normen (insbesondere DIN VDE 0701-0702) konkretisiert werden. Die Prüfung ist dreistufig aufgebaut:

Sichtprüfung: Kontrolle auf äußere Mängel und Beschädigungen (Kabel, Gehäuse).
Erprobung/Funktionsprüfung: Sicherstellung der korrekten Funktionsweise.
Messen: Durchführung von Messungen, insbesondere des Schutzleiterwiderstands und des Isolationswiderstands.

2.2 Zwingende Richtwerte für Prüfzyklen im Bürobereich

Die DGUV V3 enthält in ihren Erläuterungen Richtwerte für Prüffristen, die in der Regel für den normalen Bürobetrieb (Verwaltungs- und Handelsbetriebe) herangezogen werden.

Ortsveränderliche Elektrische Betriebsmittel (OVEB)

Für OVEB in Büros, die in der Regel einer geringen Beanspruchung unterliegen, ist der allgemeine Richtwert wie folgt festgesetzt:

Richtwert für Bürobetrieb: Eine Prüffrist von 1 Jahr bis 2 Jahren wird empfohlen.
Anpassung durch Gefährdungsbeurteilung: Obwohl der 2-Jahres-Zyklus im Büroumfeld oft als angemessen betrachtet wird, muss der Arbeitgeber die tatsächliche Beanspruchung berücksichtigen. Bei flexiblen Arbeitsplätzen, bei denen Laptops und Kabel häufig bewegt werden, oder in Bereichen, in denen Haushaltsgeräte intensiv genutzt werden (z. B. Kantinen), kann eine kürzere Frist (z. B. 1 Jahr oder kürzer) erforderlich sein.

Ortsfeste Anlagen und Betriebsmittel

Ortsfeste Anlagen (z. B. die elektrische Installation selbst, fest montierte Beleuchtung) und ortsfeste Betriebsmittel (z. B. fest installierte Server oder Schaltschränke) unterliegen ebenfalls der Prüfpflicht.

Richtwert für Ortsfeste Anlagen: Ein Prüfzyklus von bis zu 4 Jahren gilt als gängiger Richtwert, wobei die Prüfung hier nach DIN VDE 0105-100 erfolgt.

2.3 Anforderungen an die Prüfperson

Die wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln muss durch eine zur Prüfung befähigte Person erfolgen (§ 14 Abs. 6 BetrSichV). Im Kontext elektrischer Betriebsmittel bedeutet dies, dass die Prüfung durch eine Elektrofachkraft oder unter deren Leitung und Aufsicht durchgeführt werden muss (§ 5 DGUV V3).

Die Gesetzgebung stellt hierbei hohe Anforderungen an die Unabhängigkeit: Die befähigte Person unterliegt bei ihrer Prüftätigkeit keinen fachlichen Weisungen des Arbeitgebers und darf aufgrund ihrer Prüfergebnisse nicht benachteiligt werden. Dies stellt sicher, dass die Ergebnisse der Prüfung objektiv und unvoreingenommen sind.

3. Prüfung und Instandhaltung von mechanischen Arbeitsmitteln und Möbeln

Nicht-elektrische Arbeitsmittel und Büromöbel unterliegen den allgemeinen Prüfungs- und Instandhaltungspflichten der BetrSichV. Obwohl die Gefährdungen hier meist geringer sind als bei Maschinen, sind regelmäßige Kontrollen zur Vermeidung von Unfällen durch Verschleiß oder Materialermüdung notwendig.

3.1 Ergonomische Büromöbel (Stühle und Tische)

Büromöbel wie Bürostühle, Steh-Sitz-Tische, Regale und Schränke sind im Sinne der BetrSichV Arbeitsmittel.

Höhenverstellbare Tische

Die Art der erforderlichen Prüfung hängt stark von der Bauweise ab:

Elektromotorisch betriebene Tische: Die elektrische Komponente unterliegt der DGUV V3-Prüfpflicht (siehe Abschnitt 2).
Mechanisch oder Gasfeder-unterstützte Tische: Hier ist die Gefahr rein mechanischer Natur (z. B. Versagen der Gasfeder oder Klemmgefahr). Die DGUV Information 215-410 stellt klar, dass zur Gewährleistung der Sicherheit im weiteren Betrieb wiederkehrende Prüfungen erforderlich sind.¹⁸ Bei Gasfeder-unterstützten Tischen ist in der Regel eine einfache Sicht- und Funktionsprüfung durch den Nutzer/die Nutzerin ausreichend, wobei die Gebrauchs- und Bedienungsanleitung zu beachten ist.¹⁸

Für die formelle wiederkehrende Prüfung mechanischer Komponenten existiert kein fixer DGUV-Zyklus. Die Prüffrist muss der Arbeitgeber im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung bestimmen. Aufgrund der typischen Abnutzung, insbesondere bei stark genutzten Verstellmechanismen oder Gasfedern, wird in der Praxis oft eine formelle mechanische Sachkundigenprüfung (z. B. auf Verschleiß oder Risse) in Zyklen von ein bis drei Jahren empfohlen.

Bürostühle und Regale

Auch Bürostühle (Drehstühle) sind zu prüfen. Die primären Gefährdungen sind das Versagen von tragenden Teilen, das Brechen von Rollen oder Defekte an der Gasfeder. Auch hier ist die Prüffrist anhand der GB festzulegen. Eine jährliche Sichtprüfung auf augenfällige Mängel (z. B. beschädigte Fußkreuze, blockierte Rollen, defekte Mechanik) durch eine beauftragte Person oder einen Sachkundigen ist die gängige Empfehlung in der Praxis. Regale und Schränke erfordern ebenfalls eine regelmäßige Prüfung der Standsicherheit und Belastbarkeit, insbesondere wenn sie hoch frequentiert sind.

Die primäre Verpflichtung des Arbeitgebers bei mechanischen Büromöbeln liegt in der Verschleißüberwachung und der Sicherstellung einer effektiven Meldekette. Gemäß § 11 der DGUV Vorschrift 1 muss der Unternehmer ein Arbeitsmittel der weiteren Benutzung entziehen oder stilllegen, sobald ein Mangel auftritt, durch den eine nicht abwendbare Gefahr entsteht. Dies erfordert, dass die Beschäftigten über die korrekte Nutzung und die Meldeprozesse unterwiesen werden (§ 4 DGUV V1).

3.2 Leitern und Tritte

Selbst in reinen Verwaltungsbetrieben sind Tritte und kleine Leitern oft notwendig. Diese sind gemäß BetrSichV zu prüfen.

Grundlage und Norm: Die Prüfpflicht ergibt sich aus § 14 BetrSichV und wird durch die DGUV Information 208-016 (Auswahl und Benutzung von Stehleitern und Tritten) konkretisiert.
Prüfart: Die Prüfung muss durch eine Befähigte Person (Sachkundiger für Leitern) erfolgen und eine Sicht- und Funktionsprüfung auf Mängel (z. B. Verformungen, Risse, Verschleiß der Füße) umfassen.
Prüfzyklus: Der etablierte Richtwert, der in die Gefährdungsbeurteilung einfließen muss, ist Jährlich. Bei starker Beanspruchung (z. B. täglicher Gebrauch) kann eine Verkürzung notwendig sein.

4. Wartung und Prüfung der Notfall- und Sicherheitseinrichtungen

Zu den obligatorischen Arbeitsmitteln im Büro gehören auch die Einrichtungen, die zur Abwehr von Gefahren und zur Ersten Hilfe dienen. Ihre ständige Einsatzbereitschaft ist gesetzlich vorgeschrieben.

4.1 Feuerlöschmittel

Die Ausstattung mit Feuerlöschern richtet sich nach der Technischen Regel für Arbeitsstätten (ASR) A2.2 (Maßnahmen gegen Brandgefahren).

Wartungspflicht: Feuerlöscher müssen regelmäßig gewartet und geprüft werden, um ihre Funktionsfähigkeit zu gewährleisten.
Prüfzyklus: Die Prüfung muss in der Regel alle 2 Jahre durch einen entsprechend qualifizierten Sachkundigen erfolgen, wobei die Angaben des Herstellers zu beachten sind.
Dokumentation: Die Durchführung dieser Prüfung muss durch einen Nachweis, typischerweise in Form einer Prüfplakette, dokumentiert werden.

4.2 Erste-Hilfe-Einrichtungen (Verbandkästen)

Die Anforderungen an die Bereitstellung und den Inhalt von Erste-Hilfe-Material (Verbandkästen nach DIN 13157 oder 13169) leiten sich aus der ASR A4.3 (Erste-Hilfe-Räume, Mittel und Einrichtungen zur Ersten Hilfe) ab.

Die ASR A4.3 legt fest, dass das Erste-Hilfe-Material jederzeit leicht zugänglich und vor schädigenden Einflüssen geschützt aufzubewahren ist. Die zentrale Regel zur „Wartung“ von Verbandkästen unterscheidet sich fundamental von der Prüfung technischer Geräte. Die ASR A4.3 schreibt keinen starren Prüfzyklus vor, sondern statuiert, dass das Material nach Verbrauch, bei Unbrauchbarkeit oder nach Ablauf des Verfallsdatums unverzüglich zu ergänzen bzw. zu ersetzen ist.

Da sterile Verbandsmaterialien nur eine begrenzte Haltbarkeit besitzen, wird die effektive „Prüffrist“ faktisch durch das kürzeste Verfallsdatum im Kasten bestimmt. Um die ständige Einsatzbereitschaft zu gewährleisten und sicherzustellen, dass keine sterilen Materialien abgelaufen sind, hat sich in der betrieblichen Praxis die Empfehlung durchgesetzt, eine interne Kontrolle der Vollständigkeit und der Verfallsdaten durch eine beauftragte Person (z. B. einen Ersthelfer) mindestens alle 6 Monate durchzuführen. Diese halbjährliche Kontrolle ist essenziell für das Management der Haltbarkeitsdaten, da abgelaufenes Material als unbrauchbar gilt und somit die Pflicht zur Bereitstellung wirksamer Erster Hilfe verletzt würde.

5. Organisation und Dokumentation der Prüfpflichten

Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen erfordert eine systematische Organisation und eine lückenlose Dokumentation, die den Nachweis der Sorgfaltspflicht ermöglicht.

5.1 Dokumentation der Prüfergebnisse

Gemäß § 14 Absatz 7 BetrSichV ist der Arbeitgeber verpflichtet, das Ergebnis jeder Prüfung aufzuzeichnen und diese Dokumentation mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Die Aufzeichnungen müssen mindestens folgende Informationen umfassen:

Die Art der durchgeführten Prüfung (Sicht-, Funktions-, Messprüfung).
Der genaue Prüfumfang.
Das Ergebnis der Prüfung (einschließlich festgestellter Mängel und deren Beseitigung).
Der Name der zur Prüfung befähigten Person.

Diese Dokumentation kann auch in elektronischer Form erfolgen. Bei ortsveränderlichen Arbeitsmitteln, die an verschiedenen Orten eingesetzt werden (z. B. Laptops im Home-Office oder Co-Working-Spaces), muss ein Nachweis über die Durchführung der letzten Prüfung am Einsatzort vorgehalten werden.

5.2 Integration von Wartungs- und Prüfzyklen

Die Prüfzyklen sind eng mit der Qualität der Instandhaltung verknüpft. Die BetrSichV erlaubt die Verlängerung der Prüffristen, wenn die Betriebs-, Umgebungs- und Nutzungsbedingungen sowie die Häufigkeit und Qualität der Wartung dies zulassen.

Dies bedeutet, dass eine gut organisierte Instandhaltung und die jährliche Unterweisung der Beschäftigten in der korrekten Handhabung und der Pflicht zur Mangelmeldung (§ 4 DGUV V1, § 11 DGUV V1) die Grundlage dafür schaffen, dass die in der Gefährdungsbeurteilung festgelegten Prüfzyklen beibehalten oder sogar verlängert werden können. Die Unterweisung dient dabei als wesentliches Führungsinstrument, um sicherzustellen, dass die Arbeitsmittel nicht unsachgemäß verwendet werden und Mängel rechtzeitig erkannt und gemeldet werden, bevor sie zu einem Unfall führen.

6. Zusammenfassende Übersicht

Die nachfolgende Tabelle fasst die wesentlichen Arbeitsmittel im normalen Bürobetrieb und die geltenden Prüfzyklen zusammen. Es wird betont, dass die angegebenen Zyklen Richtwerte sind, deren finale Festlegung zwingend durch die dokumentierte Gefährdungsbeurteilung des Arbeitgebers erfolgen muss.

Tabelle 3: Zusammenfassende Übersicht der Prüfzyklen im Bürobetrieb

Arbeitsmittel / Einrichtung	Rechtsgrundlage	Prüfart	Prüfzyklus (Richtwert/Empfehlung)	Prüfzuständigkeit
Ortsveränderliche Elektrische Betriebsmittel (OVEB)	DGUV V3/V4, § 14 BetrSichV	Wiederkehrende Prüfung (VDE 0701-0702)	1 Jahr bis 2 Jahre (Festlegung durch GB)	Befähigte Person (Elektrofachkraft)
Ortsfeste Elektrische Anlagen	DGUV V3/V4, § 14 BetrSichV	Wiederkehrende Prüfung (VDE 0105-100)	4 Jahre (Festlegung durch GB)	Befähigte Person (Elektrofachkraft)
Steh-/Sitz-Arbeitstische (Mechanik)	§ 14 BetrSichV, DGUV Info 215-410	Sicht- und Funktionsprüfung (Verschleiß)	Jährlich oder nach GB (Regelmäßige Nutzerkontrolle obligatorisch)	Befähigte Person/Beauftragter
Leitern und Tritte	DGUV Info 208-016, § 14 BetrSichV	Sachkundigenprüfung	Jährlich	Befähigte Person (Sachkundiger)
Feuerlöscher	ASR A2.2, Herstellerangaben	Wartung und Prüfung	Alle 2 Jahre	Sachkundiger/Fachbetrieb
Erste-Hilfe-Material (Verbandkästen)	ASR A4.3	Kontrolle Vollständigkeit und Haltbarkeit	Austausch nach Verbrauch/Ablaufdatum; Interne Kontrolle: Alle 6 Monate (Empfehlung)	Beauftragte Person (Ersthelfer)

7. Schlussfolgerung

Die Wartungs- und Prüfpflichten für Arbeitsmittel und Mobiliar im normalen Bürobetrieb sind in Deutschland klar geregelt, wenn auch die spezifischen Fristen Flexibilität erfordern. Der Schlüssel zur rechtssicheren Einhaltung liegt in der fundierten Gefährdungsbeurteilung (§ 3 BetrSichV), die die generellen Richtwerte der DGUV V3 (1–2 Jahre für elektrische Geräte) und der ASR (2 Jahre für Feuerlöscher) an die individuellen Belastungen des Betriebs anpasst.

Die gesetzliche Pflicht zur Wartung besteht permanent und äußert sich bei mechanischen Büromöbeln vor allem in der Notwendigkeit einer effektiven Mangelmeldepflicht der Beschäftigten, während die wiederkehrende Prüfung der periodischen Bestätigung der Sicherheit durch qualifizierte Fachkräfte dient. Eine lückenlose Dokumentation der festgelegten Fristen, Prüfumfänge und Ergebnisse ist dabei unerlässlich, um die Erfüllung der unternehmerischen Fürsorgepflicht nachzuweisen.